ISMS・Pマーク・マイナンバー対応のHDDデータ消去・証明
ISMS・プライバシーマーク・マイナンバー管理の監査や入札要件に合わせて、消去証明書・立会い記録を整えます。英文証明も対応。要件のすり合わせは電話・メールで。
このページの要点
- ISMS/Pマーク情報資産のデータ抹消記録づくりを支援
- 証跡1台単位の記録＋写真で運用ルールに組み込みやすい
- マイナンバー特定個人情報を含む媒体の破壊にも対応
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークの認証を運用している企業、マイナンバーを含む個人情報を扱う組織では、HDD・PCの廃棄プロセスについても監査や入札で証跡の提出を求められることがあります。当社では、こうした場面で活用しやすい証明書・記録の整備に対応しています。
ISMS・Pマーク監査での証跡要件
求められる記録の考え方
ISMSやプライバシーマークの運用では、廃棄した情報資産について、いつ、どのように処分したかを示す記録が求められることがあります。媒体単位でのシリアル番号・処理方式・日時を記載した記憶装置物理破壊完了証明書（一般に「データ消去証明書」と呼ばれる書類に相当します）は、こうした監査対応の資料としてご活用いただけます。
IT資産管理台帳との突合
監査では、台帳に記録された資産と、実際に処分した媒体が一致しているかを確認されることがあります。証明書には資産管理番号を併記できますので、突合しやすい形での発行をご相談ください。
マイナンバー・個人情報の廃棄
読み出せない状態にする
マイナンバーを含む個人情報が記録された媒体を廃棄する際は、データを読み出せない状態にしたうえで、その処理を記録に残すことが重視されます。当社が受託する作業は専用機による物理破壊（穿孔・せん断・破断）で、記録面または記録チップそのものを壊すため、上書き消去のような消し残りが起こる余地がありません。なお、データ消去ソフトやデガウスの作業受託は行っておりません（方式の解説は方式トップをご覧ください）。
個人情報の取り扱いと委託先の管理
個人情報を含む媒体の処理を社外へ委託する場合、委託先の選定と管理も監査の対象になります。当社がお預かりした情報の取り扱いについては個人情報保護方針（プライバシーポリシー）に記載しています。自社に破壊機を導入して内製する選択肢と委託を、費用と証跡の両面で比べたい場合はHDD破壊機を買う・借りる vs 委託（費用と証跡の比較）をご覧ください（破壊する側と確認する側が同じ組織になる点が、監査では論点になります）。
規格から見た処理の水準
この処理は、NIST SP 800-88が整理する3つの水準のうちDestroy（物理的な破壊）に相当する考え方です。水準の整理と媒体別の方式の選び方はデータ消去・HDD破壊の基準にまとめています。
入札・取引先要件への対応
仕様書の記載をすり合わせる
入札の仕様書や取引先のセキュリティ要件で、証明書の記載項目や立会いの可否が指定されている場合は、事前にご相談いただければ内容をすり合わせます。要件に応じて対応できる範囲をご案内します。
要求元別・求められる証跡と当社で用意できるもの
「何を求められているか」は要求元によって書きぶりが違いますが、突き詰めると読み出せない状態にした処理とその記録の2点に集約されます。要求元別に整理すると次のとおりです。
| 要求元 | 求められる証跡 | 当社で用意できるもの |
|---|---|---|
| ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム） | 廃棄した情報資産について、いつ・どのように処分したかを示す記録 | 媒体1台ごとの記憶装置物理破壊完了証明書（シリアル番号・処理方式・作業日時）。資産管理番号の併記もご相談いただけます |
| プライバシーマーク | 個人情報を含む媒体を、復元できない状態にしたことの記録 | 同上の証明書に加え、立会い・作業写真による可視化を組み合わせ可能 |
| マイナンバー（特定個人情報） | 特定個人情報を含む媒体を読み出せない状態にする処置と、その記録 | 専用機による物理破壊（穿孔・せん断）と、1台ごとの証明書 |
| 取引先監査・入札の仕様書 | 仕様書で指定された記載項目・処理方式・立会いの可否 | 記載項目のすり合わせ、英文証明書の発行、立会い・作業動画の手配 |
いずれの要求元でも、当社が用意できるのは物理破壊の実施と、その記録です。産業廃棄物収集運搬業の許可は有していないため、マニフェストの交付は行っておりません（制度の基礎と当社の買取対応は産業廃棄物管理票（マニフェスト）の基礎と当社の買取対応をご覧ください）。第三者機関による証明制度についてはADEC第三者証明とは（制度の解説）で扱っています。
証明書・記録の整え方
証明書と可視化記録の組み合わせ
証跡の種類と料金の一覧は証明書・コンプライアンスのトップページに、法人での運用フローと台数割引は法人・オフィスの機器処分にまとめています。廃棄機器からの漏えいがどう起きるかを社内で共有する資料としては廃棄したHDDからの情報漏えいはなぜ起きるかをご利用ください。
証明書の記載項目や、立会い・作業記録（Chain of Custodyの補強）の組み合わせ方は、監査や入札で求められる内容に合わせて調整可能です。どのような形にすればよいか分からない場合も、目的をお伝えいただければご提案します。
監査・入札で必要な証跡を洗い出す電話・メールフォーム
ISMS・Pマークの監査や入札対応でお困りの際は、お電話・メールでご相談ください。必要な証跡の形を一緒に整理します。
ISMS・Pマーク対応のよくある質問
監査で提出できる証明はもらえますか？
媒体ごとのシリアル番号・処理方式・日時を記載した証明書を発行しています。監査で求められる記載項目があれば事前にご相談ください。
入札仕様書に合わせられますか？
仕様書の内容を確認のうえ、証明書の記載や立会いの有無など、対応可能な範囲ですり合わせいたします。